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Créer un document Révision

Lorsque vous gérez le travail d'une équipe de projet, il est utile de disposer d'un mécanisme permettant de coordonner et de guider le travail que les membres de l'équipe doivent effectuer sur les éléments du Paquetage Spécification , comme un document révision . Vous pouvez générer ce type de document rapidement et simplement à partir du Gestionnaire de Spécification , pour le distribuer, l'accéder et le lire via la Bibliothèque d'Équipe facilité .

Il existe, globalement, deux types de documents révision que vous pouvez générer :

  • Un document de spécifications qui contient le matériel à examiner - les fonctionnalités individuelles de chaque élément - comme un aperçu Modèle , une liste de problèmes ou Rapport Maintenance , et
  • Un document de gestion ou révision qui guide le lecteur dans l'application des tests, des contrôles et des procédures sur l'ensemble du Paquetage , comme une Révision de phase, un plan Test ou un plan de formation.
Vous pouvez générer les deux types de documents en utilisant une gamme de gabarits , ou créer un document sans utiliser de gabarit . Les gabarits sont tous ceux disponibles via le Générateur Rapport (documents de spécifications) ou l'Éditeur de Documents Liés (documents de gestion), qu'ils soient fournis par le système ou conçus par l'utilisateur.

Les documents de spécifications structurent automatiquement les informations du Gestionnaire de Spécification en fonction du gabarit sélectionné et ne devraient pas nécessiter de modifications supplémentaires pour remplir leur fonction (bien qu'il soit possible de les modifier si vous en avez besoin). Ils sont donc appelés « documents générés automatiquement ».

Par défaut, les « Documents Révision » sont stockés dans des dossiers (Sujets) d'une catégorie spéciale de la Bibliothèque d'Équipe , appelée « Révisions formelles ». Vous pouvez cependant générer ces documents ailleurs dans la Bibliothèque d'Équipe , en liant le Paquetage Spécification au dossier Bibliothèque d'Équipe le plus approprié au Paquetage . Par exemple, si vous avez une structure modulaire dans la Bibliothèque d'Équipe , vous souhaiterez peut-être conserver les « Documents Révision » d'un Paquetage Spécification dans la même section de la Bibliothèque d'Équipe que les dossiers contenant les discussions et les documents sur la partie du modèle contenant ce Paquetage .

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Ruban

Démarrer > Collaborer > Bibliothèque d'Équipe

Créer un document Révision

Option

Action

Voir aussi

Nom

Dans la dialogue « Document d’équipe », saisissez un nom pour le document.

C'est le nom que vous utilisez pour reconnaître et ouvrir le document dans les dossiers de la Bibliothèque d'Équipe .

 Document Révision Vue

RTF Gabarit

Cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez :

  • « Aucun » pour créer vous-même un document au format libre, ou
  • Un nom gabarit de document, pour créer un document de ce type

OK

Cliquez sur ce bouton pour ouvrir le document dans l'« Éditeur de documents », que vous pouvez utiliser pour remplir le document avec du texte et des images, le formater et l'imprimer.

En même temps:

  • La fenêtre Bibliothèque s'ouvre
  • La catégorie « Révisions formelles » est créée (si elle n'existe pas déjà) dans la Bibliothèque d'Équipe
  • Un dossier est créé avec le même nom que le Paquetage Spécification (s'il n'existe pas déjà) dans la catégorie « Révisions formelles »
  • Le nom du document révision est ajouté à ce dossier
Si vous avez lié le Paquetage à un autre dossier Bibliothèque d'Équipe , le « Document Révision » est créé dans ce dossier au lieu d'être sous la catégorie « Révisions formelles ». 		Options de conception Gabarit personnalisées Bibliothèque de Modèle

Générer automatiquement un document Révision

Option

Action

Voir aussi

Nom

Dans la dialogue « Document d’équipe », saisissez un nom pour le document.

C'est le nom que vous utilisez pour reconnaître et ouvrir le document dans les dossiers de la Bibliothèque d'Équipe .

 Document Révision Vue

RTF Gabarit

Cliquez sur la flèche déroulante et sélectionnez un nom de modèle de système de rapport de document pour créer un document de ce type

OK

Cliquez sur ce bouton pour générer le document via le Générateur Rapport de Document, contenant les informations actuellement affichées dans le Gestionnaire de Spécification , dans les paramètres du gabarit du rapport.

En même temps:

  • La fenêtre Bibliothèque s'ouvre
  • La catégorie « Révisions formelles » est créée (si elle n'existe pas déjà) dans la Bibliothèque d'Équipe
  • Un dossier est créé avec le même nom que le Paquetage Spécification (s'il n'existe pas déjà) dans la catégorie « Révisions formelles »
  • Le nom du document révision est ajouté à ce dossier
Le document est affiché dans l'onglet « Document d'équipe » pour toute édition et modification ultérieure dont vous avez besoin, bien que le document soit effectivement prêt pour une utilisation immédiate.

Si vous avez lié le Paquetage à un autre dossier Bibliothèque d'Équipe , le « Document d'Équipe » est créé dans ce dossier au lieu d'être sous la catégorie « Révisions formelles ».

 Bibliothèque de Modèle Options de conception Gabarit personnalisées

Lier Paquetage à un autre dossier Bibliothèque d'Équipe

Étape

Action

Voir aussi

1

Dans la dialogue « Sélectionner un sujet à lier », cliquez sur la zone d'extension à côté du nom de catégorie approprié pour afficher les dossiers de sujets qu'elle contient.

2

Cliquez sur le nom du dossier de sujet approprié.

3

Cliquez sur le bouton OK .

Lorsque vous :

  • Créez un « Document Révision », il sera maintenant automatiquement stocké dans le dossier de sujet sélectionné
  • Sélectionnez l'option « Afficher le dossier Révision actuel », la fenêtre Bibliothèque d'Équipe s'ouvrira avec le nom du dossier sélectionné mis en surbrillance et développé
  • Sélectionnez l'option « Révisions actuelles », le sous-menu listera les documents contenus dans le dossier sélectionné ; cliquez sur l'un d'eux pour l'ouvrir
 Document Révision Vue

Notes

  • Pour un Spécification Paquetage donné, vous pouvez générer autant de documents révision que vous le souhaitez
  • Avant de générer un document Révision à partir du Gestionnaire de Spécification , vous pouvez exécuter le correcteur orthographique du système sur le Paquetage Spécification pour supprimer les erreurs dans le texte.

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