Attribuer des approbateurs à une Révision

Un approbateur est une personne affectée à un ou plusieurs objets spécifiques dans une révision afin de surveiller la révision de ces objets et de s'assurer qu'elle se déroule de manière satisfaisante. Si vous avez l'intention d'affecter un approbateur à un object en cours révision , vous pouvez le faire via l'onglet « Révision » de la fenêtre Discussion et Révision , après avoir ajouté les objets à réviser au diagramme Révision .

Affecter un approbateur

Dans une révision à laquelle vous avez participé, suivez ces étapes :

1. Appuyez sur Ctrl+9 pour afficher la fenêtre Discussion & Révision , puis sélectionnez l'onglet « Révision ».
2. Dans le diagramme Révision , ou dans la fenêtre Navigateur , ou dans le panneau de droite de la vue Révisions , cliquez sur l'élément à réviser.
3. Le nom de l'élément s'affiche dans l'onglet « Révision » ; cliquez-droit sur le nom et sélectionnez l'option de menu « Créer un approbateur ». La dialogue « Créer un approbateur » s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter et, dans la liste, double-cliquez sur le nom de l'approbateur requis. Si vous souhaitez ajouter plusieurs approbateurs, cliquez à nouveau sur le bouton Ajouter et sélectionnez l'approbateur suivant.
5. Cliquez sur le bouton Créer. Le nom de chaque approbateur est ajouté en tant qu'élément distinct à l'élément dans la vue Révisions et dans l'onglet « Révision » ; si celui-ci n'est pas visible, cliquez sur la flèche d'extension de l'élément. Les approbateurs sont répertoriés par ordre alphabétique.

Lorsqu'un élément a des approbateurs

Dans l'onglet « Révision », le message 0 sur <n> approbations s'affiche sous le nom de l'élément, suivi d'un élément de nom d'utilisateur pour chacun des approbateurs affectés. Dans le message, 0 correspond au nombre d'approbations enregistrées et <n> au nombre d'approbateurs requis pour approuver la révision de l'élément. Si aucun approbateur n'a été affecté, aucun message ne s'affiche.

Au fur et à mesure de la révision , le ou les approbateurs surveilleront le processus jusqu'à ce que le moment approprié pour changer le statut (de « Ouvert » à « Alerte » ou « Accepter », généralement) soit atteint. L'approbateur modifie le statut en cliquant avec le bouton droit de la souris sur son nom dans l'onglet « Révision » et en sélectionnant la valeur appropriée.

S'il y a deux ou plusieurs Approbateurs, lorsque l'un change de statut un message standard est automatiquement envoyé par Mail de Modèle aux autres Approbateurs, sous cette forme :

<approver name> a mis à jour le statut d'approbation pour <element_name> dans la révision Révision - <name>.

Le statut est passé de <statut d'origine> à <nouveau statut>.

Veuillez vérifier l'élément Révision et agir si nécessaire.

Un lien vers l'élément en cours révision permet à l'approbateur d'accéder directement à l'élément.

Alternativement, plutôt que d'envoyer un message pour indiquer qu'il a effectué une action, un approbateur peut vouloir rappeler à un autre approbateur d' effectuer une action. Dans ce cas, dans la vue Révisions , le premier approbateur doit cliquez-droit sur le nom de l'approbateur requis et sélectionner l'option « Envoyer un rappel d'approbation ». Un message standard s'affiche et, si nécessaire, l'expéditeur peut ajouter du texte supplémentaire et/ou des destinataires supplémentaires. Le message standard a le format suivant :

Un rappel que vous êtes un approbateur sur l'élément <nom de l'élément> et qu'une action peut maintenant être requise dans le cadre de cette Révision .

Veuillez vérifier l'élément Révision et agir si nécessaire.

Là encore, le destinataire dispose d'un lien vers l'élément en cours révision , pour y accéder directement.