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Le Case Management Model and Notation sont nés du besoin d'aider les gestionnaires de cas et les travailleurs à définir motifs et des tâches répétables dans des processus ad hoc et à pouvoir développer des plans qui s'appuient sur l'expérience passée dans le contexte de situations individuelles et très variables telles que le traitement d'un patient ou la préparation d'un dossier juridique.

Un cas est une procédure qui vise à atteindre un résultat souhaité et implique des actions qui sont exécutées à l'égard d'un sujet. La gestion des cas est courante dans un certain nombre d'industries et de disciplines, notamment juridiques, médicales et financières. L'élément clé d'un cas est que la procédure ne suit pas un plan rigide et prédéterminé, mais plutôt un plan est élaboré pour chaque cas individuel. Par exemple, le plan de traitement d'un patient qui a subi des blessures et se présente au service des urgences d'un hôpital dépendrait à la fois des problèmes actuels, des antécédents médicaux et des contraintes de traitement. Il existe de nombreuses autres situations dans lesquelles les cas sont utilisés, comme la recherche et le sauvetage, la prospection, l'enquête scientifique, etc.

Le sujet d'un dossier peut être une personne, une action en justice, une transaction commerciale ou un point central autour duquel des actions sont menées pour obtenir un résultat. Lorsque le travail sur un dossier individuel commence, la procédure peut être menée de manière totalement ad hoc. Au fur et à mesure que l'expérience s'accroît et que des dossiers similaires sont résolus au fil du temps, motifs émergent et un ensemble de pratiques et de réponses communes peuvent être définies pour gérer les dossiers de manière plus rigoureuse et reproductible. Cela devient la pratique de la gestion des dossiers, et ces connaissances peuvent être intégrées dans Enterprise Architect d'une manière qui aidera les gestionnaires de dossiers et les travailleurs sociaux à terminer leurs dossiers avec des résultats positifs.

Phases de conception et d'exécution ( exécuter time) montrant un plan avec des tâches fixes et discrétionnaires.

Un cas comporte deux phases distinctes : la phase de conception qui aboutit à un modèle et la phase d'exécution qui représente la planification et l'exécution du modèle. Le modèle est relativement statique, mais l'exécution du modèle pour créer un plan se produit plusieurs fois à mesure que chaque cas individuel est terminé. Pendant la phase de conception, analystes métier s'engagent dans modélisation , qui comprend la définition de tâches fixes qui font toujours partie de segments prédéfinis dans le modèle de cas, et de tâches « discrétionnaires » qu'un travailleur social peut appliquer à sa discrétion. Dans la phase d'exécution, les travailleurs sociaux exécutent le plan tel que défini dans le modèle, mais généralement le plan évolue continuellement en raison d'une situation, d'un événement ou d'un contexte particulier, et des éléments discrétionnaires sont ajoutés pour faire face à ces circonstances.