Affecter des approbateurs à une Révision

Un approbateur est une personne affectée à un ou plusieurs objets spécifiques dans une révision pour surveiller la révision de ces objets et s'assurer qu'elle est menée de manière satisfaisante. Si vous avez l'intention d'affecter un approbateur à un object en révision , vous pouvez le faire via l'onglet ' Révision ' de la fenêtre Discuter & Révision , après avoir ajouté les objets à réviser au diagramme de Révision .

Affecter un approbateur

Dans une révision que vous avez rejointe, suivez ces étapes :

1. Appuyez sur Ctrl+9 pour afficher la fenêtre Discuter & Révision , et sélectionnez l'onglet ' Révision '.
2. Dans le diagramme Révision , ou dans la fenêtre Navigateur , ou dans le panneau de droite de la vue Révisions , cliquez sur l'élément à réviser.
3. Le nom de l'élément s'affiche dans l'onglet ' Révision ' ; cliquez-droit sur le nom et sélectionnez l'option de menu 'Créer Approbateur'. La boîte de dialogue « Créer un approbateur » s'affiche.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter et - dans la liste - double-cliquez sur le nom de l'approbateur requis. Si vous souhaitez ajouter plusieurs approbateurs, cliquez à nouveau sur le bouton Ajouter et sélectionnez le prochain approbateur.
5. Cliquez sur le bouton Créer. Le nom de chaque approbateur est ajouté en tant qu'élément distinct à l'élément à la fois dans la vue Révisions et dans l'onglet « Révision » ; si ce n'est pas visible, cliquez sur la flèche d'expansion de l'élément. Les approbateurs sont classés par ordre alphabétique.

Lorsqu'un élément a des approbateurs

Dans l'onglet ' Révision ', le message 0 sur <n> approbations s'affiche sous le nom de l'élément, suivi d'un élément de nom d'utilisateur pour chacun des approbateurs affectés. Dans le message, 0 est le nombre d'approbations enregistrées et <n> est le nombre d'approbateurs requis pour approuver la révision de l'élément. Si aucun approbateur n'a été affecté, aucun message ne s'affiche.

Au fur et à mesure que la révision progresse, le ou les approbateurs surveilleront le processus jusqu'à ce que le point approprié pour changer le statut (de « Ouvert » à « Alerte » ou « Accepté », généralement) soit atteint. L'approbateur modifie le statut en faisant un clic droit sur son nom dans l'onglet ' Révision ' et en sélectionnant la valeur appropriée.

S'il y a deux Approbateurs ou plus, lorsque l'un change de statut un message standard est automatiquement envoyé par Mail de Modèle aux autres Approbateurs, sous cette forme :

<nom de l'approbateur> a mis à jour le statut d'approbation pour <element_name> dans la révision Révision - <name>.

Le statut est passé de <statut d'origine> à <nouveau statut>.

Veuillez cocher l'élément Révision et l'action requise.

Un lien vers l'élément en révision permet à l'approbateur d'accéder directement à l'élément.

Alternativement, plutôt que d'envoyer un message pour indiquer qu'il a pris des mesures, un approbateur peut souhaiter rappeler à un autre approbateur de prendre des mesures. Dans ce cas, dans la vue Révisions , le premier approbateur cliquez-droit sur le nom d'approbateur requis et sélectionnerait l'option « Envoyer un rappel d'approbation ». Un message standard s'affiche et, si nécessaire, l'expéditeur peut ajouter du texte et/ou des destinataires supplémentaires. Le message standard a ce format :

Un rappel que vous êtes un approbateur sur l'élément <nom de l'élément> et une action peut maintenant être nécessaire dans le cadre de cette Révision .

Veuillez cocher l'élément Révision et l'action requise.

Là encore, le destinataire dispose d'un lien vers l'élément en cours de révision , pour y accéder directement.